Avantajele arhivării electronice

De ce este arhivarea obligatorie?

Există documente, în principal cele financiar-contabile, care, PRIN LEGE, trebuie păstrate în original (adică într-o formă care să asigure autenticitatea originii și integritatea conținutului). „Persoanele juridice, creatoare şi deţinătoare de documente au OBLIGATIA de a înființa compartimente de arhivă, organizate în funcție de complexitatea și cantitatea arhivelor pe care le creează sau le dețin”(Legea Arhivelor Nationale). În acest context, se pot include toate tipurile de documente supuse controalelor autorităților legale (ANAF, ITM ...).

De ce este arhivarea necesară?

Răspunsul poate fi dat printr-o altă întrebare: ce riscuri pot avea dacă PIERD actele în original (atât ca persoană juridică, cât și ca persoană fizică) din cauza neglijenței, a condițiilor neadecvate de păstrare, a siguranței/protecției extrem de scăzute? De exemplu: pierderea contractelor / facturilor / chitanțelor / bonurilor, pierderea actelor notariale, pierderea cărților de muncă, pierderea diplomelor de studii, pierderea documentelor medicale etc.

 

Ce argumente favorizează decisiv folosirea arhivării electronice în locul celei clasice?

 

Siguranţă şi protecţie

- documentele în format electronic nu sunt supuse deteriorării în timp, specifică manipulării documentelor în fomat hârtie.

- sistemele de arhivare electronică conţin mecanisme redundante, care permit refacerea arhivei în cazul unei distrugeri involuntare sau generate de factori externi (cutremure, incedii, inundaţii ...).

- pe lângă securitatea fizică ridicată oferită de centrul de date care gazduieşte soluţia de arhivare electronică, ARHIERO utilizează protocoale şi algoritmi criptografici care asigură un grad de protecţie ridicat informaţiilor conţinute în arhiva electronică, metode care nu pot fi aplicate arhivei clasice în format hârtie.

 

Eficiența managementului documentelor în format electronic

- procesul efectiv de arhivare electronică se realizează în timp real.

- regăsirea rapidă a documentelor în arhiva electronică (locaţia fizică a arhivei electronice este transparentă utilizatorului).

- arhiva electronică poate fi usor integrată în aplicaţiile de tip ERP/CMS/DMS/WMS ale companiilor, ridicând gradul de performanţă a manipulării documentelor în format electronic.

 

 

Toate aceste argumente sunt suficiente pentru a convinge companiile care doresc să îşi mărească productivitatea şi să îşi reducă costurile să îşi transforme arhiva clasică în format hârtie, într-o arhivă electronică.