Ce este arhivarea electronică?

     Prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, împreună cu Ordinul ministrului MCSI nr. 493/2009 permit ca documentele care trebuie păstrate o perioadă de timp în arhiva firmei sau în arhive specializate să fie păstrate doar în formă electronică.

     Astfel, arhivarea electronică permite arhivarea și păstrarea doar în format electronic a unor documente care pot să fie facturi, contracte, chitanțe, note de recepție sau orice alt tip de document, ele având aceeași forță legală ca cea a documentelor pe hârtie (semnate și ștampilate) arhivate clasic.

     Pentru ca documentele arhivate electronic să aibă aceeași forță legală ca și documentele pe hârtie arhivate clasic, trebuie să întrunească trei condiții:

1 - Soluția de arhivare electronică să permită dovedirea integrității documentelor arhivate și semnate cu semnătura digitală, pentru a putea fi demonstrate în mod cert și incontestabil integritatea și validitatea documentelor în formă electronică.

2 - Soluția de arhivare electronică să permită aflarea în mod sigur a datei și a orei la care s-a făcut arhivarea electronică, respectiv să dovedească faptul că documentul din arhivă a fost valid la momentul respectiv.

3 - Validitatea documentelor semnate digital din arhivă sa fie menţinută și prelungită automat pe toată perioada arhivării documentului în format electronic.