Întrebări frecvente

 

  1. Ce înseamnă arhivare electronică cu valoare legală?

    Arhivarea electronică conferă documentelor arhivate electronic, aceeaşi forţă legală ca cea a documentelor tipărite semnate şi ştampilate, ca urmare a unui proces de arhivare, aşa cum este definit de Legea 135/2007 privind arhivarea electronică a documentelor. Păstrarea documentelor astfel arhivate se face într-un centru de date autorizat de MCSI (Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale). Documentele trebuie semnate de către un titular al dreptului de dispoziţie (TDD) şi ulterior confirmate prin semnatură electronică de către un arhivator acreditat conform normelor de aplicare a legii sus-menţionate.

 

  1. Ce înseamnă titularul dreptului de dispoziţie (TDD)?

    Conform Legii 135/2007 privitoare la arhivarea electronică a documentelor, titularul dreptului de dispoziţie (TDD) este definit ca fiind emitentul sau proprietarul documentelor arhivate. Acesta poate fi o persoană fizică sau juridică.

 

  1. Care este diferenţa între documentele încărcate ( simplă stocare ) şi cele arhivate conform legii?

    Documentele încărcate sunt de două feluri: documente semnate şi documente nesemnate de către titularul dreptului de dispoziţie (TDD). Numai documentele semnate de către TDD pot fi contrasemnate de arhivator, devenind astfel documente arhivate conform legii şi căpătând aceeaşi forţă legală pe care o au documentele tipărite semnate şi ştampilate.

 

  1. Când primesc documentele, arhivate electronic, aceeaşi forţă legală ca şi cea a documentelor tipărite semnate şi ştampilate?

    Documentele arhivate electronic capătă aceeaşi forţă legală ca şi documentele tipărite semnate şi ştampilate numai după încheierea procesului de arhivare, respectiv atunci când, după ce sunt semnate de către titularul dreptului de dispoziţie (TDD) sunt contrasemnate şi de către arhivator

 

     5.  Ce este semnătura digitală (electronică) ?

           Legal: Semnătura electronică reprezintă date în formă electronică, care sunt ataşate sau logic  asociate cu alte date în formă electronică şi care servesc ca metodă de identificare [art. 4 pct. 3 din Legea 455/2001].

           Practic: Semnătura electronică (digitală) validă oferă cititorului un motiv puternic de confirmare a faptului că mesajul sau documentul digital este creat de către persoana care l-a semnat, iar conţinutul mesajului sau documentului digital nu a fost modificat de la data emiterii acestuia.

          Tehnic: Asupra documentului se aplică o funcţie hash-code, obţinându-se amprenta documentului. Printr-un algoritm se aplică cheia privată peste amprenta documentului, rezultând semnătura electronică.

           Semnatarul este acea persoană care deţine un dispozitiv de creare a semnăturii electronice şi care acţionează fie în nume propriu (persoană fizică), fie în numele unui terţ (persoană juridică).

       6. Ce NU este semnătura electronică?

· nu este o semnătură scanată
· nu este o iconiţă
· nu este o imagine

      7. Care sunt caracteristicile semnăturii electronice extinse ?

          O semnatură electronică extinsă trebuie să îndeplinească cumulativ, următoarele condiţii:
1. Este legată în mod unic de semnatar.
2. Asigură identificarea semnatarului.
3. Este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar.
4. Este legată de documentul în formă electronica, la care se raportează în aşa fel încât, orice modificare a documentului, ulterioară semnării, să ducă automat la invalidarea semnăturii.

      8. Ce este certificatul digital calificat ?

          Pentru ca o persoană să poată folosi semnătura electronică, este necesar ca, în prealabil să dobândească un certificat care îi atestă identitatea. Certificatul reprezintă o colecţie de date în formă electronică şi care atestă legătura dintre datele de verificare a semnăturii electronice şi semnatarul ca persoană, confirmând identitatea acelei persoane. Certificatul calificat este eliberat de către un furnizor de servicii de certificare, legal constituit.

      9. Ce siguranţă conferă certificatul digital documentelor şi mesajelor ?

          Certificatul digital calificat emis asigură „identitatea în mediul virtual” a posesorului şi permite crearea de semnatură electronică cu valoare legală (extinsă), permiţând identificarea fără echivoc, în baza garantării integrităţii, autenticităţii şi nerepudierii mesajelor şi documentelor electronice.

    10. Care sunt avantajele semnăturii electronice faţă de cea olografă ?

          Semnătura olografă poate fi uşor copiată de pe un document pe altul, prin copierea manuală sau digital a imaginii . În plus, semnătura olografă NU garantează că documentul a fost semnat la o anumită dată şi oră. Semnătura digitală conectează identitatea electronică a semnatarului cu documentul digital şi nu poate fi copiată de pe un document digital, pe alt document digital. Semnătura digitală se poate aplica pentru întreg documentul, astfel încât semnătura digitală prezentă pe fiecare pagină din document va arăta integritatea, autenticitatea, data şi ora emiterii şi semnării documentului. Semnătura digitală este mult mai greu de falsificat, atunci când este emisă de o autoritate recunoscută legal. În plus, are particularitatea de a obliga emitentul documentului digital sau al mesajului semnat electronic la recunoaşterea faptului că, acel document sau mesaj a fost emis de emitent la data şi ora menţionate.

    11. Cine poate să semneze electronic?
          Orice persoană care, în baza unui contract încheiat cu un furnizor de servicii de certificare, deţine o pereche funcţională cheie publică / cheie privată şi are o identitate probată printr-un certificat digital emis de acel furnizor.

    12. Unde se foloseşte semnătura electronică ?
          Semnătura electronică se aplică unui document în format electronic, redactat sau obţinut prin intermediul programelor informatice, ca de exemplu:

          Word - contracte, documente, notificări, reţete medicale, etc.

          Excel - rapoarte financiare, state de plată a salariilor, note de comandă, etc.

          Adobe Acrobat - la fel ca şi cele în MS Word, însă superioare ca şi aspect şi securitate a integrităţii informaţiilor.

          Imagini - constatări, mostre, comandă de produse, etc.

          Programe speciale de gestiune a documentelor - documente ale administraţiei publice şi locale, documente care urmează să fie arhivate în cadrul arhivelor electronice din interiorul unor Data Centre, etc.

          Programe de prelucrare a datelor contabile şi fiscale - declaraţii de impunere, documente de plată către Bugetul de Stat, etc.

     13. Ce este cheia privată?
            Un cod digital cu caracter de unicitate, generat printr-un dispozitiv hardware şi/sau software specializat.
În contextul semnăturii digitale, cheia privată reprezintă datele de creare a semnăturii electronice. Cheia privată rămâne in memoria eTokenului, nu părăseşte niciodata dispozitivul, aşadar poate să fie utilizată doar de posesorul dispozitivului. Cheia privată reprezintă datele de creare a semnăturii electronice, iar cheia publică datele de verificare ale acesteia. Cheia privată nu poate fi dedusă în niciun fel din cheia sa publică pereche.

       14. Ce este cheia publică?
            Un cod digital, perechea cheii private necesară verificării semnăturii electronice.
În contextul semnăturii digitale, cheia publică reprezintă datele de verificare a semnăturii electronice.

       15. Care este dispozitivul pentru semnătura electronică ? Ce este eToken?

             eToken-ul, smart card-ul sau orice alt dispozitiv specializat conţine un microprocesor care generează cele două chei: publică şi privată.

       16. Cum se generează semnătura electronică?
            1. Asupra documentului se aplică un algoritm şi se obţine amprenta documentului;
            2. Amprenta documentului este o înşiruire de biţi;
            3. Amprenta documentului intră in dispozitivul securizat;
            4. Printr-un alt algoritm se aplică cheia privată peste amprenta documentului, rezultând semnătura electronică.

       17. Cum verifică destinatarul semnătura dumneavoastră electronică?
               Documentul pe care l-aţi semnat electronic va pleca via Internet spre destinatar, care are posibilitatea să verifice dacă, într-adevăr, aţi semnat acel document. Mecanismul de verificare a semnăturii electronice se bazează pe utilizarea cheii publice, a unui algoritm de calcul şi a semnăturii electronice primite. Verificarea semnăturii este o operaţie automată. Spre deosebire de cheia privată care este cunoscută doar de semnatar, cheia publică poate să fie aflată de toţi cei care primesc mesajele dumeavoastră, dacă accesează site-ul furnizorului de servicii de certificare în domeniul semnăturii electronice. Astfel, se pot consulta datele din certificatul digital de care dispuneţi, verificând identitatea expeditorului. De reţinut că, semnătura electronică se crează cu ajutorul cheii private şi se verifică prin cheia publică.

       18. Ce înseamnă non-repudiere?
              Este o măsură prin care se asigură faptul că, după emiterea/recepţionarea unei informaţii într-un sistem de comunicaţii securizat, componenţa „persoană – cheie publică – cheie privată” garantează non - repudierea, adică semnatarul documentului nu poate să respingă faptul că acel document a fost semnat electronic de el însuşi.

      19. Unde se utilizează certificatele digitale calificate ?
            Certificatele digitale calificate pot fi utilizate în relaţia cu:
- Agenţia Naţională de Administrare Fiscală (ANAF),
- Casa Naţională de Asigurări de Sănătate (CNAS),
- Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM),
- Oficiul Naţional al Registrului Comerţului (ONRC),
- Monitorul Oficial,
- Depozitarul Central,
- Comisia Naţională a Valorilor Mobiliare (CNVM),
- Autorităţile contractante din cadrul Sistemului Electronic de Achiziţii Publice (SEAP)– pentru semnarea şi transmiterea electronică a documentelor solicitate de aceştia,
- Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private (CSSP) – pentru transmiterea raportărilor
- Partenerii de afaceri – pentru transmiterea electronică a corespondenţei cu implicaţii legale (contracte,documente cu valoare legală, etc)
- Departamentele companiei – pentru transmiterea corespondenţei cu valoare legală şi implementarea fluxurilor de documente.